La formation, un nouvel outil de management

La formation : un outil stratégique au service du cabinet et de l’équipe

Anticiper les changements dans le contexte actuel est un atout majeur. Les cabinets évoluent très vite, les technologies progressent à grand pas, les cadres réglementaires se renforcent, la charge administrative est plus lourde et les réseaux sont de plus en plus présents. Tout cela nous contraint ainsi que nos assistantes à une adaptation permanente. Désormais, la formation des cabinets revêt une importance extrêmement stratégique puisqu’elle est le moyen d’atteindre un double objectif : l’amélioration nécessaire de la performance du cabinet et l’évolution de nos assistantes et secrétaires.

D’ailleurs, je constate tous les jours que beaucoup d’entre elles ont maintenant très bien intégré l’intérêt que représente la formation. Pour cela, celle-ci doit absolument être abordée comme un moyen et non comme une fin en soi ou la réponse à une obligation.

La formation doit être considérée de plus comme l’un des plus puissants moyens de motivation et de fidélisation. En effet, La formation des assistantes doit être aussi envisagée uniquement comme un outil permettant de répondre à leurs besoins et de développer un sentiment d’appartenance. Or, la fidélisation est le meilleur rempart à la crise.

1. Enjeux de la formation

L’économiste Elie COHEN dit que « mieux on est formé, plus on est performant ».

II est de l’intérêt de tous que l’équipe soit imprégnée de la culture du cabinet par le biais de la formation. C’est pourquoi, aujourd’hui celle-ci ne doit plus se concevoir comme un « picorage » occasionnel mais bien comme un plan d’action structuré, destiné à améliorer les compétences et la motivation de chacun. Tout cela au service du projet du cabinet. Le plan de formation devient un outil de management des ressources humaines. Il ne peut se réduire à un dispositif destiné uniquement à répondre à une obligation légale. L’objectif visé reste le développement des compétences individuelles et collectives des équipes. Enfin, la formation contribue à la résolution des dysfonctionnements source de goulots d’étranglement quotidiens.

2. Les objectifs de la formation

En outre à ses enjeux, la formation comprend plusieurs objectifs qui se résument en deux axes :

Du point de vue du cabinet, la formation permet d’améliorer l’organisation, par accroissement du potentiel technique et du savoir-faire des équipes, de développer les compétences lors d’une nouvelle embauche, d’associer la formation à la communication pour construire un climat de confiance.

Du point de vue des individus, elle permet d’avoir une meilleure maîtrise de son métier, de se préparer à des changements professionnels.de mieux comprendre l’organisation du travail et de développer un savoir-faire dans le domaine des relations et de la communication.

3. Avantages pour le cabinet

1. Un Message positif est envoyé à l’équipe

Envoyer son assistante en formation lui prouve que vous êtes soucieux de prendre en charge sa compétence. Lorsque vous inscrivez votre équipe à des formations vous lui indiquez que vous les appréciez ainsi que leur travail. Naturellement, cela est de nature à créer de l’enthousiasme, de la loyauté et l’attachement au cabinet. Un cabinet avec des personnes soucieuses d’apprendre et de se développer est une indication d’embauche réussie.

2. Cohésion d’équipe

L’un des avantages des formations, au-delà du contenu, est qu’elles constituent l’une des rares moments où toute l’équipe peut se retrouver ensemble dans un environnement différent du cabinet. Le fait de se déplacer ensemble permet de plus d’aborder tout sujet concernant le cabinet sous un angle nouveau ou mêmes des sujets personnels. Cela permet de découvrir nos collaborateurs sous un jour différent.

Un autre avantage est constitué par l’ouverture d’esprit procuré par des échanges avec d’autres cabinets. Cela permet un partage des expériences des différents cabinets. Cette communication entre les équipes est souvent riche de nouvelles idées à appliquer au cabinet.

3. La formation est un outil puissant d’engagement, de motivation et de fidélisation de votre équipe

Savoir motiver et à plus long terme fidéliser ses assistantes représente aujourd’hui un véritable enjeu pour les cabinets. S’épanouir dans son travail, y trouver du plaisir… telles sont les nouvelles exigences auxquelles doivent faire face les praticiens-managers d’aujourd’hui. De nombreux facteurs contribuent à la performance de nos assistantes : l’environnement de travail, la technologie, l’ambiance, la rémunération, etc. Cependant, la formation reste l’une des principales si ce n’est la plus importante des sources de motivation.

Mais, former ses assistantes n’est pas uniquement une stratégie visant à améliorer les performances du cabinet, c’est aussi un excellent moyen de répondre à leurs besoins et de développer ainsi un véritable sentiment d’appartenance. Or ce dernier est une arme puissante contre la concurrence et en matière d’image pour les patients.

4. Avantages pour l’assistante, la secrétaire ou autre

Comment la formation peut-elle motiver notre équipe ?

Compréhension

Chaque personne occupe une fonction spécifique au sein de l’organisation globale. Mais souvent, les personnes n’ont pas une vision globale du fonctionnement du cabinet. Elles n’en voient que la partie qui la concerne. Certains peuvent facilement se sentir comme un simple rouage dont le travail n’est peut-être pas si important. La formation peut aider les individus à comprendre comment leur travail s’inscrit dans de l’organisation générale du cabinet : organigramme, mission, objectifs et réalisations.

En conséquence, ils peuvent devenir plus motivés et enthousiastes lorsqu’ils comprennent comment ce qu’ils font est important pour cabinet.

Développement de la personne

La formation peut aider notre personnel à atteindre leurs objectifs personnels. En leur donnant la formation nécessaire, cela leur permet de découvrir de nouveaux aspects du cabinet (communication, éducation du patient, gestion du temps, …). En fait, l’occasion pour les assistantes de continuer à s’épanouir grâce à une formation est l’un des facteurs plus importants dans leur motivation.

Préserver son emploi

L’acquisition de nouveaux savoirs est l’opportunité pour découvrir de nouvelles approches et des comportements différents. Pour les nouvelles arrivantes, c’est souvent l’occasion de prendre du recul et d’évaluer leurs premières expériences. La formation permet d’acquérir des compétences clefs pour agir directement au quotidien. Nos assistantes doivent clairement développer des capacités d’initiative,
de réactivité face au risque d’obsolescence rapide de leurs compétences. Cela est de nature à préserver leur emploi.

5. Le comment de la formation

Dans un cabinet dentaire, les compétences à développer sont de 3 ordres :

1. Les compétences techniques : ce sont les compétences purement dentaires.

2. Les compétences dites « molles » : il s’agit des compétences non techniques telles que la communication et la pédagogie.

3. La capacité à jouer en équipe : Il s’agit là compétences à acquérir pour optimiser le travail avec les autres.

Il existe 2 options de formation des salariés : la formation en interne et la formation externe.

Formation interne :

Les assistantes apprécient l’opportunité de développer leurs connaissances et leurs compétences sans quitter leur lieu de travail. La formation interne apporte un plus spécial. Il est possible de réaliser une séance de formation en interne par un membre expérimenté du cabinet ou par un formateur extérieur.

Formations externes :

Elles sont recommandées pour développer de nouvelles compétences. La présence des assistantes à une formation externe est un must. Insuffisamment de praticiens en sont totalement conscients. Assistez avec vos assistantes à un séminaire, une conférence ou une formation. Vous serez surpris de leur niveau de compréhension et d’implication. Enfin, inscrivez-les à des revues professionnelles, faites les adhérer à des associations professionnelles, etc. Tout cela est de nature à les valoriser et donc les motiver.

6. La formation, outil d’intégration des nouveaux arrivants

Description du poste et rappel des responsabilités

Ils peuvent avoir un impact immédiat et important en créant au cabinet un package d’intégration pour le nouvel arrivant et en insistant sur les responsabilités de sa tâche. La formation réalisée dès l’entrée de l’assistante, va permettre en outre d’unifier le message transmis à toute l’équipe. Cette information commune renforce le sentiment d’appartenance. Chaque collaborateur reçoit ainsi une information qui lui permettra de mieux cerner son nouveau contexte professionnel. L’outil d’intégration, devient outil de management et source de motivation.

Enfin, pour le cabinet, la fidélisation des personnes loyales et compétentes ainsi que leur intégration, sont autant de facteurs qui limitent très nettement le taux de turn-over.

Permettez de temps à autre à votre équipe d’assister à des formations qu’elle aura choisie elle-même. Pas forcément dans les directions assignés par le cabinet. En effet, avoir votre soutien pour un apprentissage général peut s’avérer très motivant (si par ailleurs, la personne a respecté vos recommandations préalables).

Acceptez l’idée que la formation est un facteur clé pour maintenir votre équipe intéressée, présente et engagée. Le développement par la formation d’une assistante, d’une secrétaire ou d’un prothésiste est un facteur positif pour votre cabinet. Utilisez les options de formation pour s’assurer que vous optimisez la rétention, la motivation et le potentiel de chacune des personnes au sein du cabinet.