2 façons de répondre au stress dans votre cabinet

Alors qu’il est impossible de supprimer le stress, il existe beaucoup de stratégies pour minimiser ses effets dans votre cabinet

Les pressions financières et les incertitudes liées aux récentes évolutions de la profession ont certainement augmenté le niveau de stress des chirurgiens-dentistes et de leurs équipes. Toutefois une tension latente continue d’exister depuis longtemps dans de nombreux cabinets. Avec les effets néfastes que l’on peut imaginer.

Si le stress est si présent dans les cabinets, tant chez le praticien que les équipes, il est aisé de penser qu’il s’agit de quelque chose de normal. En réalité, le stress ne peut pas être complément éliminé, il y aura toujours des journées éprouvantes. Mais, il est possible de le réduire considérablement et d’atténuer la fatigue et les situations délicates qu’il peut engendrer.

Pour cela, il faut identifier et ensuite minimiser les sources de stress qui vous touchent et qui affectent votre équipe. Pour cela, voici nos conseils pour commencer un programme de réduction du stress dans votre cabinet.

1. Améliorez sans cesse votre organisation

J’ai, plus d’une fois, constaté que même si durant une certaine période de nombreux cabinets sont très bien organisés, il arrive forcément un moment où les systèmes se délitent. C’est pourquoi l’engagement sur une efficacité constante et durable est difficile à tenir sur du long terme. Un excellent niveau d’organisation à un moment donné donne le sentiment que le cabinet conservera ce niveau à vie. C’est ce que les spécialistes appellent le piège du succès. C’est pourquoi votre organisation doit être réévaluée régulièrement.

L’ensemble des tâches cliniques, administratives ou financières que vous n’avez pas gérées ces dernières années causent sûrement beaucoup de stress dans votre cabinet. Plus le temps passe et les situations évoluent – à l’intérieur comme à l’extérieur de votre cabinet – moins efficace devient votre organisation. Cela est normal. Vous ne changez pas mais votre environnement oui. Il est possible que vous arriviez à trouver des moyens temporaires pour y faire face. Mais tôt ou tard, les soucis reviendront et feront place à la frustration. D’abord prévus pour améliorer votre efficacité et rendre plus facile votre travail, des systèmes obsolètes peuvent produire l’effet complètement inverse. Ils réduiront ainsi votre productivité et généreront du stress pour tout le monde… même pour vos patients parfois.

La solution (que beaucoup de cabinet essaye d’éviter le plus longtemps possible au vu du temps et des efforts nécessaires) est de faire une analyse objective de l’ensemble de vos systèmes. Pour cela, partez d’une feuille blanche et listez l’ensemble des problèmes récurrents que vous rencontrez dans vos journées de travail. Puis écrivez en face de chaque problèmes les solutions que vous pouvez envisager. Enfin, rédigez votre cabinet idéal, avec une organisation fluide. N’oubliez pas d’inclure toute votre équipe et tous ceux qui utiliseront ce nouveau système. Une telle démarche permet de diviser efficacement le travail, d’améliorer les résultats et en facilitera l’implantation.

Comme nous le faisons avec tous les cabinets avec lesquels nous travaillons, je vous recommande de procéder par étapes en implantant un nouveau système à la fois. Commencez naturellement par la gestion de l’agenda tant cette tâche à une influence considérable sur le reste. Vous verrez rapidement que votre équipe sera moins soumise au stress une fois qu’une méthode de gestion de l’agenda performante aura été mise en place.

2. La formation, meilleur outil de management

Beaucoup de chirurgiens-dentistes se plaignent de la frustration et du stress face à la performance de leur équipe. Pourtant, la raison pour laquelle les performances de l’équipe peuvent s’éloigner de l’objectif réside dans leur manque de formation. En apportant à votre équipe des formations continues régulières, vous faites en sorte que celle-ci développe les meilleures compétences possibles. Un tel procédé éliminera une source de stress et vous permettra de déléguer certaines tâches en pleine confiance – vous permettant alors de vous consacrez aux tâches les plus importantes et augmentant en définitive la productivité de votre cabinet. En d’autres termes, une équipe bien entrainée peut vous aider à accroître les performances du cabinet.

Il y a d’autres moyens de réduire le stress mais ces deux clés peuvent déjà transformer votre cabinet d’un lieu de frustration vers un lieu efficace et épanouissant.

« Mieux on est formé, plus on est performant »

Elie COHEN, Economiste