Comment assurer l’efficacité des assistantes dans votre cabinet dentaire ?

Comment assurer l’efficacité des assistantes dans votre cabinet dentaire ?

Indispensables au bon fonctionnement de tout cabinet dentaire, les assistantes jouent un rôle clé dans la gestion non clinique de la structure de soins, mais aussi dans la qualité de l’expérience du patient. Vous souhaitez optimiser la productivité des assistantes de votre cabinet dentaire ? Découvrez tous nos conseils et bonnes pratiques sur le sujet.

Clarifier les rôles et responsabilités de votre assistante dentaire

Avant tout, il est primordial de bien définir le rôle, les missions et les responsabilités de l’assistante dentaire. Cela commence dès la rédaction de la fiche de poste, en amont du recrutement.

Listez, de façon claire, explicite et détaillée, l’ensemble des tâches qui lui incombent (cela peut varier d’une structure à l’autre), telles que :

• L’accueil des patients au cabinet;
• La gestion des appels téléphoniques;
• La gestion de l’agenda, des prises de rendez-vous, des annulations et des changements d’horaires;
• La préparation des salles de traitement;
• L’assistance durant les procédures dentaires;
• La stérilisation des instruments;
• La gestion des stocks de fournitures dentaires;
• Le traitement des dossiers patient;
• La gestion administrative (facturation, assurances…)

Optimiser l’organisation et la gestion non clinique au quotidien

Pour maximiser l’efficacité de votre assistante dentaire, il sera également judicieux de déployer quelques bonnes pratiques visant à optimiser la gestion administrative. Implémentez des outils destinés à faciliter l’organisation quotidienne, optimisez votre logiciel métier et ses fonctionnalités (gestion des rendez-vous, des devis, des factures…) et paramétrez de façon approfondie vos outils.

Un autre moyen de faciliter l’organisation non clinique et de renforcer l’efficacité de votre assistante dentaire est de rédiger, avec son aide, des scripts à utiliser dans différentes situations (lors du premier échange téléphonique avec le patient, à l’accueil au cabinet, pour la confirmation du rendez-vous, la gestion des annulations, la gestion d’une situation tendue face à un patient mécontent…). La rédaction préalable de scripts permettra de renvoyer une image sérieuse et professionnelle, de réduire les erreurs et malentendus, de diminuer le stress de l’assistante et d’améliorer la satisfaction des patients.

Créer un cadre de travail positif et serein

Au sein de toute entreprise, l’une des clés pour assurer l’efficacité du personnel est de favoriser leur bien-être et leur épanouissement au quotidien. Cela commence par instaurer un climat convivial, positif et un terrain de confiance. En effet, les assistantes dentaires peuvent être soumises à un stress important, notamment lié à une charge de travail élevée, à la gestion des patients et à la diversité des tâches à gérer.

Accompagner la montée en compétences de votre assistante dentaire

Afin de renforcer l’efficacité de vos assistantes dentaires, il est également essentiel d’assurer leur montée en compétences via de la formation continue. Organisez régulièrement des formations autour de différentes thématiques, telles que : la communication non verbale, la gestion des patients, les pratiques d’hygiène bucco-dentaire, la maîtrise de nouveaux logiciels et outils bureautiques, la gestion de conflits, l’accueil téléphonique… Cela permettra non seulement de renforcer l’excellence opérationnelle de votre équipe, d’optimiser la gestion non clinique, d’améliorer l’expérience patient, mais aussi de renforcer l’engagement, l’implication et le sentiment d’appartenance de votre personnel dentaire.

Responsabiliser et renforcer l’autonomie de votre assistante dentaire

Pour assurer la motivation et l’engagement de votre assistante dentaire, il est essentiel de déléguer les tâches avec confiance et de lui accorder de l’autonomie et de la liberté dans la prise d’initiatives. Cela permettra également d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la capacité d’adaptation, de développer rapidement les compétences et de renforcer l’engagement et la fidélisation de votre équipe.

Faire preuve de leadership et transmettre une vision claire et engageante

Il est également important, pour garantir la motivation et l’implication de votre assistante dentaire et du reste de votre équipe, de créer et transmettre une vision claire pour l’avenir de votre cabinet dentaire. Clarifiez les objectifs long terme, définissez les perspectives de croissance et insufflez cette vision à votre personnel. Faites également preuve de leadership, d’exemplarité et assurez-vous d’incarner, quotidiennement, les valeurs que vous prônez au sein de votre cabinet (ponctualité, positivité, sens du service, qualité relationnelle, motivation…).

Délivrer des feedback réguliers

Afin d’aider votre assistante dentaire à évoluer, il est impératif de délivrer régulièrement des feedback constructifs. Cela peut se faire de façon quotidienne à travers des retours ponctuels, mais aussi lors d’entretiens individuels mensuels ou trimestriels, destinés à évaluer les performances et à dispenser des feedbacks approfondis afin de cibler les points d’amélioration éventuels. Ce sera aussi l’occasion d’interroger votre assistante sur sa satisfaction au sein du cabinet dentaire et de faire le point avec elle sur ses besoins, requêtes, objectifs, etc.

Instaurer une communication ouverte

L’efficacité de votre assistante dentaire passe également par une bonne compréhension des besoins, des tâches et des attentes. Pour éviter les malentendus et ambiguïtés, une communication étroite et transparente est de mise. Pour cela, organisez des réunions d’équipes régulières, programmez des entretiens individuels et mettez en place des outils de communication interne. Le plus important est aussi d’instaurer une relation de confiance, afin de favoriser les échanges fluides et de permettre à votre assistante dentaire de poser des questions et de faire part des éventuelles difficultés rencontrées.