Les cabinets d’orthodontistes les plus efficaces sont ceux qui ont les meilleurs systèmes

Mieux former les membres de l’équipe, créer un environnement de travail où l’on minimise l’exposition au stress, bien documenter les systèmes de gestion sont des clés indispensables à la réussite de votre exercice. Étant donné que chaque cabinet est différent, il est impératif que chaque orthodontiste se pose avec son équipe pour réfléchir à un fonctionnement optimal. C’est la combinaison de systèmes interdépendants et efficients qui vous permettra d’être efficaces de façon décontractée.

Voici ces six systèmes majeurs à mettre en œuvre.

• 1 : Gestion des rendez-vous

Il est essentiel de mettre ce système en place en priorité. C’est la colonne vertébrale de toute l’organisation au cabinet.

Pour mettre en place un système efficace, vous devez vous poser tout un ensemble de questions, telles que :

• Combien ai–je de cas actifs ?
• Combien ai-je de nouveaux patients ?
• Combien ai-je de de débuts de traitements ?
• Taux de rendez-vous manqués, annulés ?

Cette liste n’est pas exhaustive. Ce n’est pas long et vous aide à prendre du recul pour mieux élaborer un nouveau système de gestion des rendez-vous bien adapté.

• 2 : Cohésion de l’équipe

Nous vous préconisons d’indiquer clairement pour chaque membre de l’équipe, la tâche qui lui incombe. Pour cela, chaque fiche de poste doit correspondre aux responsabilités données. Ainsi l’organisation sera cohérente et bien comprise par tous. En responsabilisant son équipe, le praticien lui inspire une volonté d’exceller dans son travail et de contribuer au succès du cabinet.

3 : Gestion des correspondants

Un cabinet d’orthodontie performant doit entretenir une relation fluide et efficace avec ses correspondants, notamment les dentistes, médecins généralistes et autres spécialistes. Pour optimiser cette gestion, il est essentiel de :

• Mettre en place un protocole clair pour l’échange d’informations et la transmission des comptes rendus.
• Assurer un suivi régulier des patients adressés par les correspondants et les tenir informés de l’évolution des traitements.
• Utiliser des outils numériques pour simplifier la communication et garantir une traçabilité des échanges.
• Organiser des réunions ou événements pour renforcer le lien professionnel avec les correspondants.

Une bonne gestion des correspondants contribue à renforcer la confiance et à assurer un flux constant de nouveaux patients pour le cabinet.

• 4 : Qualité du service 

Pour satisfaire vos patients, les mots-clés sont : écoute, empathie, communication, confiance, implication du patient, information, qualité de service. 

L’utilisation de scripts est essentielle pour aider l’équipe à être dans l’efficacité relationnelle.

En effet, ce qui compte n’est pas de passer plus de temps avec son patient, mais c’est de cerner rapidement ce qu’il veut  en l’écoutant vraiment  et ainsi, lui répondre en allant à l’essentiel.

• 5 : Pilotage du cabinet

Etablir sur une année un budget prévisionnel, recettes et dépenses. Comparez régulièrement le prévisionnel par rapport au réalisé.

En parallèle, mettez en place des tableaux de bords de suivi de votre activité afin de contrôler le développement de votre activité, et de décrypter les failles éventuelles.

En ayant cette visibilité, vous êtes à même de prendre les bonnes décisions stratégiques tout en assurant la pérennité de votre exercice.

• 6 : Politique d’encaissement

Gardez à l’esprit que l’acceptation du traitement par le patient est souvent liée à ses capacités de paiement.

En effet, il est important d’avoir une discussion financière claire avec lui, le coût du traitement étant un facteur décisif. Aussi, n’omettez pas de lui permettre de régler en plusieurs fois si besoin, proposez lui une entente financière qui soit acceptable aussi bien pour lui que pour l’équilibre financier du cabinet, ou n’hésitez pas de l’orienter vers un organisme de prêt afin qu’il puisse accéder à un traitement plus facilement.

L’efficacité des systèmes : C’est l’objectif pour améliorer la productivité de votre cabinet. 

L’attention que vous portez à ces systèmes de gestion doit être permanente pour obtenir une productivité pérenne. Le potentiel de croissance est souvent présent dans votre cabinet. Cependant, une mise à jour régulière des systèmes est indispensable. Sans quoi, ces derniers freinent la croissance de la productivité de votre cabinet d’orthodontie. 

En conclusion, analysez en détail chacun de vos six systèmes de gestion. Vous devez pour cela rédiger avec tous les membres de l’équipe, des scripts par système. Tenue à jour et enrichie lors des changements au sein du cabinet, cette base documentaire précieuse permet à chaque personne de mieux comprendre le fonctionnement du cabinet.