Optimisez votre agenda pour une efficience totale

La sérénité et la réussite de votre cabinet ainsi que la qualité de vos traitements sont étroitement liées à votre carnet de rendez-vous. C’est lui qui conditionne le flux de vos patients, guide votre équipe et contrôle votre journée. Un agenda inefficace génèrera un accroissement de stress, une mauvaise qualité de service et une production plus faible. Fonctionner des années durant avec un planning obsolète peut, à votre insu, vous coûter des centaines de milliers d’Euros (voire plus). De nombreux cabinets d’orthodontie fonctionnent 30% ou plus en-dessous de leur véritable potentiel de production.

Voici cinq clés qui vous aideront à optimiser au mieux votre agenda…

1. Concevez votre journée et votre semaine types

Chaque jour devrait avoir une structure similaire. Autant que possible, les matinées doivent être réservées aux procédures les plus longues telles que les bilans (radios, photos, moulages), les poses et déposes. Planifiez les rendez-vous les plus longs le matin de façon à garder l’après-midi globalement pour les activations et les urgences. De même, votre semaine devrait être organisée en fonction du flux de la demande.

2. Liez la production à l’agenda

Votre planning est une projection de votre production quotidienne, mensuelle ou annuelle. Je vous recommande de fixer chaque année un objectif supérieur d’environ 5 à 10% par rapport à l’année précédente. En raison de l‘accroissement des charges fixes, un cabinet qui ne se développe pas régulièrement risque de s’effriter, même s’il est florissant aujourd’hui. Une fois que vous avez défini votre objectif annuel, divisez ce chiffre par le nombre de jours durant lesquels vous pratiquez. Cela vous donnera votre objectif de production quotidienne.

3. Utilisez des créneaux horaires de 10 minutes – moins c’est plus !

De nombreux cabinets d’orthodontie utilisent encore des agendas avec des unités de temps de 15 mn. Une planification imprécise peut coûter à un cabinet environ 12 à 15 jours de temps de traitement perdus chaque année. En utilisant des créneaux de 10 minutes, les cabinets peuvent programmer les rendez-vous de manière plus précise. Dans les carnets de rendez-vous utilisant des créneaux de 15 minutes, un rendez-vous de 20 minutes sera sous- ou sur-planifié. Par ailleurs, certains praticiens planifient des rendez-vous de 30 à 40 mn pour une réalisation effective de 20 mn. La surévaluation de la durée des actes est une autre raison classique de mauvaise gestion de l’agenda.

4. Etablissez des scripts pour tout !

La communication affecte tout ce que vous et votre équipe faites. Fournissez des scripts sur comment valoriser chaque rendez-vous ou pour décommander les rendez-vous deux jours à l’avance. Ils serviront aussi à expliquer aux patients que le planning ne répond pas qu’à leurs propres besoins, mais aussi à ceux de tous les autres patients. Une meilleure communication verbale permettra à votre équipe de placer plus de patients dans des plannings serrés.

5. Laissez de la place pour les nouveaux patients

Les nouveaux patients sont la clé de l’augmentation de la production d’un cabinet. En leur réservant des plages spécifiques dans le planning, les cabinets peuvent accueillir de nouveaux patients rapidement et efficacement. Lorsque les nouveaux patients/parents contactent le cabinet, leur consultation doit être programmée dans les 7 à 10 jours car leur motivation est élevée. Il en va de même pour les débuts de traitement. Une fois que les patients / parents se sont engagés dans un traitement, ils ont hâte de le démarrer. Ne générez pas d’emblée de frustration en reportant le démarrage du traitement.

Un carnet de rendez-vous inefficace est comme un poids de 15 kg attaché à la cheville de chaque membre de l’équipe. Il ralentit tout le monde, crée des embouteillages et accroît les tensions. Utilisez les principes décrits et remaniez votre agenda pour réduire votre stress !